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1. Den bisherigen Stand sichern
Erfassen Sie das bisherige System, die genutzten Funktionen und vorhandene Geräte. Erstellen Sie vor dem Wechsel eine überprüfte Sicherung und die benötigten Exporte. Klären Sie mit dem bisherigen Anbieter, wie Sie auch später auf aufbewahrungspflichtige Daten zugreifen können.
Ein Artikelimport in eine neue Kasse ersetzt kein Archiv des Altsystems. Belege und steuerlich relevante Daten brauchen einen eigenen, mit der Steuerberatung abgestimmten Umgang.
2. Den Umfang der Datenübernahme festlegen
Häufig geht es zunächst um Artikelnummern, Barcodes, Bezeichnungen, Preise und Warengruppen. Kunden, Bestände, Gutscheine oder offene Vorgänge können zusätzliche Abstimmungen erfordern. Vereinbaren Sie, welche Daten übernommen werden und welche im bisherigen System verbleiben.
Lassen Sie eine kleine, repräsentative Datei probeweise importieren: zum Beispiel Artikel mit Umlauten, langen Nummern, führenden Nullen, mehreren Steuersätzen und Varianten. Prüfen Sie Zahlenformate und die Zuordnung der Felder. Übermitteln Sie personenbezogene Daten nur, soweit sie für den vereinbarten Vorgang erforderlich sind.
3. Einen vollständigen Testverkauf durchführen
Testen Sie auf der vorgesehenen Hardware und mit den späteren Benutzern. Lassen Sie sich erläutern, wie der Testbetrieb von echten Buchungen getrennt wird. Eine inaktive Browser-Demo ist hilfreich zum Kennenlernen, prüft aber weder Ihren Drucker noch Terminal, TSE oder den produktiven Datenbestand.
- Artikel suchen, scannen und Preise kontrollieren.
- Rabatt, Korrektur und Rückgabe üben.
- Bar- und vorgesehene Kartenzahlung durchspielen.
- Belegausgabe, Tagesabschluss und Exporte prüfen.
- Eine Sicherung erstellen und die Wiederherstellung durchgehen.
4. Einen festen Wechseltermin vereinbaren
Wählen Sie möglichst einen Zeitpunkt außerhalb des stärksten Verkaufs. Legen Sie fest, bis wann die alte Kasse verwendet wird, wann die letzten Daten übernommen werden und wer den neuen Stand abnimmt. Vermeiden Sie parallele echte Verkäufe in beiden Systemen ohne abgestimmtes Verfahren.
Klären Sie mit Anbieter und Steuerberatung außerdem notwendige Schritte rund um Kasse, TSE, Dokumentation und Meldungen. Aktuelle offizielle Informationen finden Sie bei der Finanzverwaltung. Dieser Ablaufplan ersetzt keine steuerliche Einzelfallberatung.
5. Den ersten Betriebstag begleiten
Notieren Sie Ansprechpartner und Vorgehen bei Störungen. Prüfen Sie nach dem ersten echten Verkauf Beleg und Zahlart; kontrollieren Sie am Tagesende Abschluss und Sicherung. Halten Sie Zugang zum Altsystem beziehungsweise zum Archiv vor, soweit er benötigt wird.
Wichtig für die Planung: Eine Rückkehr zur alten Kasse nach bereits erfolgten echten Buchungen ist kein bloßes Zurückkopieren einer Sicherung. Das Vorgehen muss Daten und Belege beider Systeme nachvollziehbar erhalten.
Eine Umstellung auf QuickKasse besprechen
Für eine erste Einschätzung brauchen wir das bisherige System, eine Beschreibung Ihrer Daten, die vorhandene Hardware und den gewünschten Termin. Datenübernahme und Schulung stimmen wir passend zum Aufwand ab; diese Leistungen sind nicht pauschal mit jeder Lizenz enthalten.
Kassenwechsel mit TaylorCom planen ↗