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Ein Import beginnt mit der Bedeutung jeder Spalte
Eine Tabelle mit Artikelnummer, Text und Preis sieht zunächst einfach aus. Trotzdem kann die Zahl 12 in einer Datei eine Menge, eine Packungsgröße oder einen Preis bedeuten. Bevor Daten übernommen werden, muss für jedes Feld feststehen, was es im alten und im neuen System beschreibt.
Erstellen Sie eine unveränderte Kopie des Ausgangsbestands und arbeiten Sie für die Vorbereitung mit einer separaten Datei. So bleibt nachvollziehbar, welche Angaben vom bisherigen System stammen und welche für den Import angepasst wurden.
Diese Felder verdienen besondere Aufmerksamkeit
| Feld | Typischer Prüfpunkt |
|---|---|
| Artikelnummer | Eindeutigkeit, führende Nullen und unveränderte Zuordnung. |
| Barcode | Als Kennung behandeln; lange Zahlen nicht runden oder in wissenschaftliche Schreibweise umformen. |
| Preis | Netto oder brutto, Dezimaltrennzeichen, Währung und enthaltene Steuer klären. |
| Einheit | Stück, Packung und Lieferkarton auseinanderhalten. |
| Bestand | Stichtag, offene Vorgänge und Zählgrundlage festlegen. |
| Varianten | Modell, Größe und Farbe eindeutig auf verkaufbare Positionen abbilden. |
Felder für steuerliche Zuordnungen sollten nicht automatisch aus ähnlichen Bezeichnungen abgeleitet werden. Lassen Sie deren Bedeutung fachlich prüfen. Der Import übernimmt Daten; er entscheidet nicht zuverlässig, wie ein unbekannter Artikel steuerlich zu behandeln ist.
Die erste Testdatei bewusst schwierig machen
Wählen Sie ungefähr zehn bis zwanzig repräsentative Artikel. Darunter sollten ein Code mit führender Null, Umlaute, ein langer Name, unterschiedliche Einheiten und benötigte Varianten sein. Ergänzen Sie gegebenenfalls einen Artikel ohne Barcode und einen mit mehreren Zuordnungen.
Das Ziel ist kein möglichst schneller vollständiger Durchlauf. Die kleine Datei soll Unklarheiten zeigen, bevor sie Tausende Positionen betreffen. Lassen Sie sich das Feldmapping und die Rückmeldung für unzulässige oder doppelte Datensätze erklären.
Nach dem Import an der Kasse prüfen
- Artikelzahlen und gegebenenfalls abgewiesene Datensätze vergleichen.
- Nummern, Barcodes und Umlaute an der Oberfläche kontrollieren.
- Preise mit der Ausgangsdatei und der vereinbarten Netto-/Bruttobasis abgleichen.
- Testartikel über Scanner und Suche erfassen.
- Bei Bestandsübernahme den Stichtag und die Mengen nachvollziehen.
Prüfen Sie außerdem eine Korrektur und eine erneute Übernahme: Werden vorhandene Artikel aktualisiert, übersprungen oder doppelt angelegt? Ein Wiederholungsversuch darf nicht unbemerkt den Bestand ein zweites Mal erhöhen. Vereinbaren Sie den vorgesehenen Importmodus ausdrücklich.
Den endgültigen Stand festhalten
Nach einem erfolgreichen Test bleibt der Produktivtermin zu planen. Wenn währenddessen weiterverkauft wird, kann die Testdatei bereits veraltet sein. Legen Sie einen letzten Export, den Importzeitpunkt und die Kontrolle nach der Übernahme fest. Für Bestände kann eine abgestimmte Inventur oder Stichtagsabgrenzung erforderlich sein.
Alte Belege und aufbewahrungspflichtige Daten gehören nicht automatisch in denselben Artikelimport. Klären Sie deren Archivierung separat. Weitere Schritte stehen im Ratgeber Kassensoftware wechseln.
Datenübernahme mit TaylorCom: Senden Sie für die erste Abstimmung zunächst eine Beschreibung der vorhandenen Daten und gegebenenfalls eine bereinigte Beispieldatei über einen vereinbarten Weg. Umfang, Format und Preis der Übernahme werden gesondert festgelegt. Laden Sie keine echten Kundendaten in frei zugängliche Testdienste.