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Offlinefähigkeit betrifft den gesamten Verkauf
Eine Anwendung kann lokal starten und trotzdem bei einem wichtigen Schritt eine Verbindung brauchen. Umgekehrt kann eine Cloud-Lösung bestimmte Vorgänge zeitweise auf dem Gerät erfassen. Die Frage „Läuft die Kasse offline?“ braucht deshalb mehrere Antworten: für Software, TSE, Zahlung und zusätzliche Dienste.
Zeichnen Sie die Teile Ihres Kassenplatzes auf. Dazu gehören PC, Datenbank, TSE, Drucker, Terminal und gegebenenfalls ein Bürorechner oder Shop. Markieren Sie für jede Verbindung, ob sie über USB, das lokale Netzwerk oder das Internet läuft.
Lokal ist nicht gleich alleinstehend
Wenn die Software auf dem Kassen-PC läuft, ihre Datenbank aber auf einem anderen Rechner im Laden liegt, bleibt sie vom lokalen Netzwerk und diesem Rechner abhängig. Ein Internetausfall und ein ausgefallener Netzwerk-Switch sind deshalb unterschiedliche Tests. Dass Webseiten nicht mehr laden, sagt noch nichts darüber, welche Verbindung tatsächlich gestört ist.
Ein Einzelplatz kann weniger Netzwerkabhängigkeiten haben, muss aber ebenfalls gesichert und gewartet werden. Wer mehrere Arbeitsplätze benötigt, sollte deren Verhalten bei einem getrennten Server oder blockierten Zugriff mit dem Anbieter besprechen.
TSE und Kartenzahlung haben eigene Voraussetzungen
Für die TSE kommt es auf die eingesetzte Ausführung an. Das Bundesfinanzministerium unterscheidet in seinen FAQ lokale Lösungen und Cloud-Anbindungen; deren Verbindungsbedarf ist entsprechend zu prüfen. Eine lokale Kassenanwendung garantiert daher nicht automatisch einen internetunabhängigen TSE-Betrieb.
Beim Kartenterminal gelten die technischen Möglichkeiten und Vertragsbedingungen des Zahlungsanbieters. Eine funktionierende Barzahlung ist keine Bestätigung, dass eine Kartentransaktion ohne Internet autorisiert werden kann. Vereinbaren Sie keine eigene Umgehung; lassen Sie sich den unterstützten Betrieb erklären.
Ein kontrollierter Ausfalltest vor dem Kauf
- Normalzustand: Einen vollständigen Testverkauf einschließlich TSE und Beleg zeigen lassen.
- Internetausfall: Nach Absprache die externe Verbindung trennen, ohne das lokale Netz zu unterbrechen.
- Teilfunktionen: Artikelsuche, Verkauf, Belegausgabe und die vorgesehenen Zahlarten getrennt prüfen.
- Wiederverbindung: Kontrollieren, welche Vorgänge nachträglich übertragen werden müssen und wie Fehler sichtbar werden.
- Abgleich: Belege, Zahlungen und relevante Bestände auf doppelte oder fehlende Vorgänge prüfen.
Der Test gehört in eine dafür vorgesehene Umgebung. Trennen Sie Verbindungen nicht versuchsweise während echter Zahlungen oder offener produktiver Buchungen. Dokumentieren Sie das getestete System und seine Grenzen.
Digitaler Bon, Online-Shop und Fernwartung
Ein lokal erzeugter Beleg und der Abruf eines digitalen Belegs über eine Website sind unterschiedliche Schritte. Auch Shopabgleich oder Fernwartung können eine Internetverbindung benötigen. Klären Sie, ob Daten zwischengespeichert werden, wer spätere Übertragungen kontrolliert und wie lange ein Rückstand unbemerkt bleiben könnte.
QuickKasse: Unsere Software läuft lokal auf Windows. Für Ihre Aussage „funktioniert bei Internetausfall“ müssen trotzdem Datenbankstandort, TSE, Terminal und Zusatzdienste gemeinsam betrachtet werden. Fragen Sie bei der Beratung ausdrücklich nach Ihrer geplanten Ausstattung.
Weiterführend: Kartenterminal und Kasse, Sicherungsplan und die BMF-FAQ zum Kassengesetz für die TSE-Grundlagen.